Partage et délégation de l'agenda

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter déléguer la gestion de votre agenda à l'un de vos collaborateurs. Ce collaborateur pourra ensuite saisir des rendez-vous/événements à votre place.

Configurer l'agenda (facultatif)

Avant de mettre en place la délégation, il peut être pertinent de revoir les paramètres de votre agenda.

Cliquez sur les 3 points à droite de votre agenda personnel :

Puis sur Propriétés...

Dans la fenêtre qui apparait, vous pouvez éventuellement renommer votre agenda, et vous pouvez surtout cocher les cases Émettre un courrier quand quelqu'un d'autre modifie mon agenda et/ou Émettre un courrier quand je modifie mon agenda.

Partager l'agenda

Pour donner l'accès à votre agenda à un collaborateur, cliquez à nouveau sur les 3 points à droite de votre agenda, puis cliquez sur Partage.

Dans le champ Ajouter un utilisateur, commencez à saisir le nom ou prénom de votre collaborateur puis cliquez sur son nom pour l'ajouter à la liste.

Cochez les cases proposées selon votre besoin ! Par exemple, pour que la personne à qui vous déléguez la gestion de votre agenda puisse ajouter (mais pas supprimer) des événements :

💡 Cocher la case Abonner l'utilisateur évitera à ce dernier d'avoir à manuellement ouvrir votre agenda.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer en bas de la fenêtre pour sauvegarder les modifications.

Accès à un agenda partagé

Le collaborateur à qui vous avez partagé votre agenda recevra un email de notification, et pourra retrouver votre agenda depuis la section Abonnements :

Le collaborateur peut à présent choisir, lors de la création d'un événement, sur quel agenda ce dernier doit être créé. Dans la capture d'écran visible ci-dessous, l'utilisateur a le choix entre son agenda personnel et l'agenda qui lui a été partagé à l'étape précédente :

💡 Si l'agenda partagé n'apparait pas, ou pour accéder à n'importe quel agenda et aux événements publics de vos collaborateurs, il est possible de d'ajouter manuellement un agenda en cliquant sur le bouton ➕ dans la section Abonnements :

Il faut ensuite saisir le nom de l'utilisateur, puis cliquer sur s'abonner.