Créer une réunion

Introduction

L'agenda vous permet de créer des réunions/événements ainsi que des tâches.

Pour commencer, rendez-vous dans la partie Agenda en cliquant sur le bouton correspondant en haut à droite de l'interface :

Pour créer une réunion / un événement, cliquez sur le bouton ➕ vert en bas de page, puis sur Créer un nouvel événement.

Informations de l'événement

Complétez les différents champs dans la fenêtre popup qui s'affiche :

💡 Les catégories disponibles sont personnalisables depuis les paramètres de l'agenda.

La visibilité détermine comment vos collaborateurs pourront voir l'événement dans votre agenda :

• Public : titre et description visible par tous les collaborateurs.
• Confidentiel : événement visible dans votre agenda, mais détails de l'événement cachés (seuls la date et l'heure de l'événement sont visibles).
• Privé : par défaut, comme Confidentiel. Ce comportement peut être modifié depuis les paramètres de l'agenda pour que les événements soient totalement invisibles de vos collaborateurs dans votre agenda.

Vous pouvez rendre l'événement récurrent à l'aide du menu déroulant Répétition (par défaut, l'événement sera ponctuel, non récurrent).

Participants

Pour inviter des collaborateurs à votre événement, commencez à saisir leur nom ou prénom dans la barre de recherche Participants.

Une fois vos participants sélectionnés, vous pourrez visualiser leur disponibilité sur le créneau horaire choisi précédemment :

En orange foncé, on peut voir les événements (seulement ceux configurés en Public ou Confidentiel) de l'agenda des invités. Le créneau horaire sélectionné pour l'événement apparait en bleu clair.

💡 Vous pouvez également inviter des personnes extérieures à l'entreprise en saisissant leur adresse email, mais vous ne pourrez pas accéder à leur calendrier.

Recevoir un rappel

Pour recevoir un email de rappel quelques minutes (ou heures) avant l'événement, cochez la case Rappel et configurez l'heure à laquelle vous voulez recevoir ce rappel.

💡 Il est aussi possible de recevoir simplement une notification sur votre ordinateur en sélectionnant Afficher une alerte.

Sauvegarder

Cliquez sur le bouton Sauvegarder en bas de la fenêtre pour enregistrer l'événement.

Si l'un des invités est déjà occupé sur le créneau horaire sélectionné, vous aurez un message d'avertissement :

Cliquez à nouveau sur Sauvegarder si vous voulez enregistrer l'événement et envoyer l'invitation malgré tout.

Répondre à une invitation

Les personnes invitées recevront un email leur indiquant les détails de l'événement. Ils pourront directement indiquer s'ils acceptent, déclinent ou délèguent l'invitation.